Uno de los puntos cruciales para que una obra salga bien es su coordinación. Especialmente cuando se trata de una de gran envergadura. Porque tan importante como que los distintos grupos de operarios sean expertos en su campo es que todos trabajen de manera coordinada. Es una tarea de los profesionales encargados de la gestión de una obra. Como si su ejecución se tratase de un recital de orquesta, quien lleva la batuta en la reforma o coordina a los diferentes equipos es fundamental para que todas las tareas se realicen de manera ordenada y armoniosa.
Si una obra no está bien coordinada ni organizada de forma adecuada, lo más habitual es que surjan problemas. De todo tipo. Desde retrasos en la obra por tiempos muertos entre distintos trabajos hasta solapamientos entre ellos. Incluso puede que se acaben los materiales por una mala previsión. En definitiva, una mala coordinación puede generar un auténtico desastre.
No pocos propietarios de una vivienda o un local a reformar han intentado coordinar ellos mismos las obras, con desiguales resultados. Generalmente, terminan bastante cansados, y es raro que den abasto para realizar todas las tareas que implica la coordinación de una obra.
Por eso, es recomendable contratar los servicios de una empresa especializada en reformas de envergadura, y no dejar la labor de coordinación de una obra en manos del propietario de la vivienda o el local en cuestión. También de preguntar si las tareas de la empresa implican la gestión de obras. Porque en este tipo de empresas hay un jefe de obra o un coordinador encargado de dicha labor. ¿Qué es lo que implica?
Gestión de una obra: ¿en qué consiste?
La coordinación y gestión de una obra consiste, básicamente, en organizar todas las tareas que se van a realizar durante la misma. Todo con el objetivo de poder realizarlas de manera coordinada, y de evitar problemas de escasez de materiales. Pero también de pedir permisos de obra a tiempo para evitar que nos paren las obras. Y estar al tanto de cualquier pequeño detalle que pueda influir en su desarrollo.
Para coordinar y gestionar una obra, por tanto, lo primero que hay que tener claro es qué es lo que hay que hacer en ella. Esto dependerá del tipo de obra a realizar, de su tamaño y del número de operaciones a realizar. Por lo tanto, será distinta en cada caso. Por ello, lo primero que hay que hacer en la gestión de una obra es estudiarla.
En este proceso hay que identificar los distintos trabajos a realizar en ella. También las diferentes cuadrillas que intervendrán. Y también los materiales que se necesitarán para que las obras se puedan llevar a cabo. Es decir, no solo hace falta saber si en ella van a intervenir los carpinteros, los albañiles, los fontaneros o los pintores. También hay que conocer lo que van a utilizar.
Otro de los aspectos importantes en la gestión de una obra es conocer los tiempos necesarios para realizar cada tarea. Esto se puede saber, además de estudiando la obra, tratando el tema con los distintos grupos de operarios encargados de cada etapa de la obra.
Es aconsejable que cada uno designe a una especie de jefe de grupo o portavoz que sea su interlocutor y se encargue de tratar con el coordinador de la obra todos los temas relacionados con ella. Así se conseguirá optimizar la comunicación y el reparto de tareas.
Crear un cronograma de la obra
Una vez que se tienen todos los datos mencionados, hay que organizar las distintas tareas que se llevarán a cabo de manera cronológica. Para ello hay que empezar por el principio. Esto es, saber por dónde empezar. En el caso de una reforma integral, lo más probable es que para empezar la obra haya que empezar por derribar muros o retirar elementos desfasados o deteriorados.
Si se trata de cambiar las tuberías y el sistema de calefacción, por levantar el suelo y retirar las cañerías viejas. y si lo que se busca es reformar un baño, por retirar su alicatado viejo y los sanitarios. Cada procedimiento lleva un tiempo, y hay que tener claro cuánto. Porque en muchos casos, hasta que no se termine esta primera parte de la obra no se puede comenzar la segunda, y así sucesivamente. En ocasiones habrá cuadrillas de distintos oficios que podrán estar trabajando al mismo tiempo en la obra, pero no será lo más habitual.
De ahí la importancia del cronograma, para conocer exactamente, o con uno o dos días de margen de error, cuándo pueden comenzar a trabajar en la obra los distintos grupos de operarios. Si se anota en él todas las tareas de la obra, por orden de realización y reflejando el número de días que tienen previsto trabajar, se puede conocer la duración aproximada de la obra. Además, claro está, de saber cuánto tiempo duraría toda la obra.
También hay que tener en cuenta que en una obra pueden surgir contratiempos y problemas. Aparte, puede haber fallos que lleven a tener que repetir alguna actuación. Por eso, el cronograma no será en ningún momento un plan cerrado e inamovible. Ante cualquier evento debe poder cambiarse y ajustarse. Así también se podrán reorganizar los tiempos de las distintas cuadrillas de trabajadores. E incluso ajustar las tareas para intentar que se pierda el menor tiempo posible sin comprometer la calidad de la obra.
Qué materiales se necesitan para cada fase
Cada fase de la obra va a necesitar, aparte de unos operarios expertos en ella, unos materiales determinados. Para saber lo que se necesita en cada caso, nuevamente, hay que hablar con los encargados de cada cuadrilla de operarios. Serán ellos los encargados de transmitir a la persona encargada de la gestión de una obra todo lo que precisan.
Estos materiales no siempre serán los mismos, y salvo dos o tres elementos básicos dependerán del tipo de obra a realizar, y también de las necesidades y gustos de cliente. Una vez elaborada la lista de materiales y las cantidades hay que organizar su compra y traslado de acuerdo con la marcha de la obra. Es decir, no hay que tenerlos todos comprados y en el lugar de la obra al mismo tiempo.
Es más recomendable ir adquiriéndolos y llevándolos a la obra en el momento en que se vayan a necesitar. Así se evitan no solo acumulaciones, sino también estorbos en el lugar de trabajo o que algún operario utilice material que no le corresponde y luego otra cuadrilla descubra que no tiene suficiente.
Permisos de obra
Una labor fundamental en la gestión de una obra es la petición de los permisos necesarios para poder llevarla a cabo. Es habitual que para una obra que requiera una gestión dedicada sea necesario solicitar un permiso de obra mayor. Esto lleva un cierto tiempo, que, aunque no suele ser mucho, conviene tener en cuenta para empezar la obra sin retraso. No es aconsejable empezar la obra sin permiso, porque una inspección puede pararla, y además, casi con total seguridad esto conlleva una multa.
Pero para pedir los permisos de obra hay que tener muy claro cuáles hay que solicitar. Esto solo se consigue sabiendo exactamente lo que hay que hacer, y si las tareas a realizar implican cambios en la estructura de la vivienda, oficina o local en el que se va a llevar a cabo la obra.
Una idea para agilizar las tareas y que no haya parones en las tareas de gestión es solicitar los permisos cuando se esté realizando el cronograma de la obra. Así en unos días en los que generalmente se trabaja en saber lo que hay que hacer, cómo, con qué y quiénes lo harán, los permisos se irán tramitando de manera paralela.
Ya con los permisos concedidos, el cronograma listo y todas las cuadrillas de operarios y los materiales controlados se puede comenzar. Pero el trabajo del profesional encargado de la gestión de la obra no termina aquí. Durante el transcurso de la misma tendrá que estar controlándolo todo, para solucionar cualquier problema y agilizar el trabajo. También para informar a todos los grupos de trabajo de los cambios y para mantener informado al propietario del espacio de cualquier problema o suceso que afecte a la obra.
